A dúvida sobre que documentos e papéis devem ser guardados - e quais podem ser descartados -, muito comum em casas e apartamentos, existe também em administradoras e síndicos de condomínios. Por isso, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia prático para auxiliar na hora de arquivar a papelada.  

Além das vias originais, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.

Com relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, abaixo estão as informações sobre o período que cada documento deve ser conservado.

Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)

Pedido de demissão

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

 

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)

 

Acordo de compensação de horas

Apólices de seguro

Atestado Médico

Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.

Conta de água, luz, telefone.

Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais

Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais

DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores

Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo

Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio

Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores

Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios

Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água

Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos

Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio

Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário

Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).

Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)

Recibo de pagamento de salários

Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.

 

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais

Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros

Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais

CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)

DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)

Folha de pagamento

GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)

Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP

Imposto de renda na fonte

Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)

 

Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)

 

Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55)

RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)

 

Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado

Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.

Contrato de trabalho

Convenção do condomínio (original, alterações e atual)

Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros

Documentos relativos ao PCMSO e PPRA

Listas de qualificação e presença nas assembléias

Livro de inspeção do trabalho

Livro ou ficha de registro de empregados

Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos

Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado

Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual

Registro de empregados

Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)

Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio

Fonte: LicitaMais

Cabe ressaltar que condomínios não perseguem fim econômico algum, não desenvolvem atividade produtiva e não buscam o lucro. Portanto, não integram categoria econômica, o que referenda a decisão da Corte trabalhista.

 

Recente decisão da Sétima Turma do Tribunal Superior do Trabalho (TST) não conheceu do recurso de um sindicato patronal contra decisão que rejeitou sua pretensão de cobrar contribuição sindical de um condomínio habitacional.Ou seja, a Justiça do Trabalho concluiu ser indevida a cobrança da contribuição sindical, por entender que o reclamante não está na categoria econômica representada pelo sindicato-autor, por se tratar de condomínio residencial.

 

Cabe ressaltar que condomínios não perseguem fim econômico algum, não desenvolvem atividade produtiva e não buscam o lucro. Portanto, não integram categoria econômica, o que referenda a decisão da Corte trabalhista.

 

A ministra do TST, Delaíde Miranda Arantes, afirmou na decisão que:“no caso dos condomínios residenciais, estes, em regra, não atuam perseguindo fim econômico algum, não desenvolvem atividade produtiva e tampouco buscam lucro, logo, não podem ser considerados integrantes de categoria econômica e, por conseguinte, não estão obrigados ao recolhimento do contribuição sindical”.

 

Vale explicar que a cobrança da contribuição sindical encontra guarida nos artigos 578 a 591 da CLT. E tem seu recolhimento obrigatório pelos empregadores no mês de janeiro e pelos trabalhadores no mês de abril de cada ano. O artigo 8º, inciso IV, da Constituição Federal aduz que o recolhimento de tal contribuição deve ser direcionado a todos que participem de uma determinada categoria econômica ou profissional ou de uma profissão liberal, independentemente de serem ou não associados a um sindicato.

 

Porém, o artigo 580 da CLT isenta, em seu parágrafo 6°, da exigência do recolhimento da contribuição sindical patronal as entidades ou instituições que comprovarem, junto ao Ministério do Trabalho e Emprego, o não exercício de atividades econômicas com fins lucrativos. Situação em que em tese se enquadram os condomínios.

 

Da mesma forma que os sindicatos frequentemente fazem a cobrança da Contribuição Sindical Patronal sem atentar para a isenção de empresas optantes pelo Simples Nacional, mas apenas levando em conta o fato da empresa ter sido constituída, os condomínios são cobrados da contribuição sindical sem que exista um parecer técnico do Ministério do Trabalho ou um movimento contrário a tal medida.

 

Os condomínios, em tese não estão obrigados ao recolhimento da contribuição sindical por não terem fins econômicos, não desenvolverem atividades produtivas e nem buscarem lucro. E a representatividade do Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis Residenciais e Comerciais (Secovi) não abrange os condomínios, pelo menos os residenciais, dada a diversidade entre as atividades destes e as exercidas pelos demais empregadores constantes do rol de representados por aquela entidade classista patronal.

 

Fonte: http://bagarai.com.br