Conforme disposto na Instrução Normativa RFB nº 1.183/2011, os condomínios edilícios, conceituados pelo art. 1.332 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil), são obrigados a se inscrever no CNPJ.

 

O CNPJ é indispensável para o cumprimento de uma série de obrigações dos condomínios edilícios, notadamente o recolhimento de tributos e apresentação de informações à autoridade pública.

 

É o caso, por exemplo, da transmissão das informações à Previdência Social e ao FGTS, que, a partir de julho de 2013, para os condomínios com até 10 empregados, deverão ser feitas através do Conectividade Social ICP, com a necessária certificação digital.

 

Para obtenção da certificação digital, o condomínio deve possuir cadastro no CNPJ e Convenção registrada no cartório imobiliário (RGI).

 

Para efetuar seu cadastro no CNPJ, conforme expresso na Instrução Normativa RFB nº 1.183, de 19 de agosto de 2011, é obrigatória a apresentação dos seguintes documentos:

 

- Convenção do condomínio registrada no CRI, acompanhada da ata de assembleia de eleição do síndico, registrada no CTD; ou

 

- Certidão emitida pelo CRI que confirme o registro do Memorial de Incorporação do condomínio, acompanhada da ata de assembleia que deliberou sobre a inscrição no CNPJ, bem como da ata de assembleia de eleição do síndico, registradas no CTD.

 

Vale lembrar, ainda, que o condomínio que já possui a inscrição junto ao CNPJ, por ocasião da mudança do síndico, deverá, obrigatoriamente, proceder à atualização do CPF do responsável junto à Receita Federal.

 

Assim, os condomínios desprovidos de convenção devem providenciar o quanto antes a elaboração e aprovação desse documento, procedendo o seu registro no cartório imobiliário. 

 

Fonte: Departamento Jurídico Secovi Rio e Secovi/RS

Em menos de 40 dias se encerra o prazo para que os condomínios adquiram certificação digital obrigatória. O certificado digital funciona como uma espécie de carteira de identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação em rede de computadores.

 

Um documento eletrônico que possui certificação digital tem garantia de autenticidade de origem e autoria, de integridade de conteúdo, de confidencialidade e de irretratabilidade, ou seja, de que a transação, depois de efetuada, não pode ser negada por nenhuma das partes. O certificado digital pode ser usado em conjunto com uma assinatura digital, de tal modo que qualquer alteração no documento eletrônico assinado o torna inválido.

 

A certificação digital é um tipo de tecnologia de identificação que permite que transações eletrônicas dos mais diversos tipos sejam feitas de forma a evitar que adulterações, interceptações ou outros tipos de fraude ocorram. Um certificado digital contém os dados de seu titular como nome, data de nascimento, chave pública, nome e assinatura da autoridade certificadora que o emitiu, podendo ainda conter dados complementares como CPF, título de eleitor, RG, etc.

 

A autoridade certificadora é o órgão responsável pela emissão do certificado e é considerada confiável, sendo que cabe a esta autoridade associar ao usuário um par de chaves criptográficas (pública e privada) que são emitidas e geradas pelo próprio usuário no momento da aquisição do certificado e que transformam um documento eletrônico em códigos indecifráveis que trafegam de um ponto a outro sigilosamente. No momento da utilização do certificado digital, a chave pública codificará o documento e a chave privada associada a ela decodificará e vice-versa.

 

Comparativamente podemos dizer que o certificado digital seria um RG eletrônico e a assinatura digital o equivalente ao carimbo acompanhado de selo que os cartórios brasileiros colocam para reconhecer firma em documentos. 

 

Assim, com a junção desses dois elementos, aliados à criptografia, surge a garantia da autenticidade, da integridade, o do não repúdio à transação e da confidencialidade da informação, ou seja, as partes são mesmo quem dizem ser, e a transação online é legítima, autêntica, segura e não sofreu alterações ao longo do caminho.

 

De acordo com o ICP-Brasil estão previstos oito tipos de certificados, mas os mais utilizados são: o A3, de nível de segurança médio a alto, que é gerado e armazenado em um hardware criptográfico, disponibilizado em um cartão inteligente ou em um token, que processa todos os dados das operações, trazendo maior segurança, pois apenas o detentor da senha de acesso pode utilizar a chave privada, e as informações não podem ser copiadas ou reproduzidas, e possui validade de até 3 anos; o outro modelo é o A1, de menor nível de segurança, que fica armazenado em um computador e não utiliza cartões inteligentes ou tokens. Para emissão desse certificado é preciso criar uma senha de acesso e os dados são protegidos por esta senha, sendo que somente com a senha é possível acessar, mover e copiar a chave privada a ele associada, possuindo, esse certificado, validade de 1 ano.

 

Segundo conceito do próprio INTI, “a certificação digital é uma ferramenta de segurança que permite ao cidadão brasileiro realizar transações no meio eletrônico, que necessitem de segurança, como assinar contratos, obter informações sensíveis do governo e do setor privado, entre outros exemplos”. Ou seja, é uma ferramenta que nos permite, de modo seguro, rápido, ágil e eficiente trocar e enviar informações no ambiente eletrônico.

 

A certificação digital vem sido adotada desde 2001, através da Medida Provisória 2200-2, de 24 de agosto de 2001, que deu início à implantação do Sistema Nacional de Certificação Digital e, que nos dias de hoje, constitui-se de uma ferramenta imprescindível para qualquer negociação em ambiente eletrônico.

 

O que deve ser feito para ter a certificação digital?

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) editou a Instrução Normativa nº 02, de 09 de agosto de 2011, que trata da documentação necessária para a emissão de certificados digitais E-CNPJ para os condomínios, exigindo para os condomínios que possuem convenção de condomínio registrada no Cartório de Registro de Imóveis após a entrada em vigor do novo Código Civil (11 de Janeiro de 2003) uma série de documentos originais com duas cópias simples.

 

Importante lembrar que apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. Não é possível fazê-lo por meio de procurações, por exemplo. Não basta comprar o certificado, é preciso validá-lo e esse trâmite só pode ser feito pessoalmente e na presença de um representante da autoridade certificadora.

 

Se toda a documentação do condomínio estiver em dia, da maneira correta, sem nenhum erro, a certificação dependerá apenas da instituição de irá expedir o certificado. Porém, quando há discrepâncias na documentação ou nas informações, pode chegar a demorar mais de trinta dias, até que o empreendimento coloque seus papéis em ordem.

 

Mas atenção, toda vez que for utilizar um certificado digital será solicitada a senha, a mesma que foi definida no momento da gravação do certificado digital. Se você esquecer ou perder sua senha, não há como recuperá-la ou substituí-la, e o certificado estará inválido e será preciso (i) solicitar a revogação do certificado digital invalidado, devendo-se, antes, certificar-se de que a chave pública anterior não mais está sendo usada; (ii) solicitar um novo certificado digital, arcando com encargos decorrentes, exatamente como na primeira emissão; (iii) solicitar a alteração dos acessos, anteriormente vinculados ao certificado digital inutilizado, vinculando-os ao novo certificado digital e (iv) atualizar a chave pública eventualmente distribuída, substituindo-a pela nova, pertencente ao novo certificado digital.

 

Porque vai ser obrigatório?

Até o dia 30 de junho de 2012, todos os condomínios deverão se adequar ao novo processo de envio de dados do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) através do site Conectividade Social ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), da Caixa Econômica Federal. 

 

Assim, os condomínios que possuem funcionários próprios deverão obter a devida Certificação Digital (Certificado Social, também conhecido como e-CNPJ), espécie de documento virtual que permite a identificação segura do responsável por operações realizadas através da internet) para que, a partir de meados de 2012, possam cumprir com as exigências e obrigações tributárias acessórias no tocante a folha de pagamento.

 

A obrigatoriedade é para toda a pessoa jurídica e para os órgãos governamentais e, para o Judiciário, os condomínios edilícios são equiparados à pessoa jurídica, exigindo-se, assim, deles as mesmas obrigações e responsabilidades de uma pessoa jurídica.

 

A certificação servirá para que o síndico ou a administradora utilize o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre o FGTS, INSS, RAIS, entre outros.

 

Ainda que o condomínio não tenha funcionários é necessário providenciar a assinatura eletrônica, já que quem faz uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) também terá de usar o canal “Conectividade Social” para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão enviados por esse canal.

 

Todos os condomínios, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos até, no máximo, o dia 30/06/2012, prazo estipulado pela Caixa Econômica Federal.

 

Existe multa caso a empresa não tenha?

 

Caso o condomínio não tenha a assinatura eletrônica, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica Federal. O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho.

 

A Caixa oferece mais informações aqui e aqui.

 

Fonte: Dayane Fanti (advogada responsável pela área de Assessoria Jurídica em Novas Tecnologias no escritório Martins Rangel Garcia Advogados em São Paulo)