Diante da comoção nacional por conta do lamentável desastre acontecido na boate Kiss em Santa Maria/RS, muitos de nós, nos próximos três meses, viveremos a panaceia da preocupação com a segurança ao estarmos em estabelecimentos comerciais como boates e casas de shows.

 

Mas e nos condomínios? Alguém põe a mão no fogo atestando estar 100% enquadrado nas normas?

 

A vivência em condomínios é o maior fator de risco acidentário e incendiário, pois são neles que passamos nossos dias trabalhando ou morando e é justamente aí que mora o perigo.

 

Tragédias como a de Santa Maria, o desabamento ano passado no Rio e as mais longínquas dos edifícios Andraus e Joelma na capital paulista deveriam ter servido de ensinamento: vamos parar de fazer “economia burra” ou pior ainda, desumana?

 

Síndico,  se você não cumprir com as normas e não as fizer cumprir pela  sua posição por “pressõezinhas” por reduções de custos, quem cumprirá??

 

Uma vida não tem preço, e quem responderá cível e criminalmente será você, independente de quem o apoiou  na decisão de segurar ou postergar investimentos.  É sua atribuição e obrigação atualizar e manter itens obrigatórios na legislação como laudo de AVCB, para – raios, recarga de extintores, sinalização de emergência, portas corta-fogo etc.

 

Em se tratando de vidas, segundos podem fazer toda a diferença. E em se tratando de condomínios um bom síndico faz A diferença.

 

 

Fonte: Dostoiévscki Vieira Silbonne (Vieira) - diretor executivo do Pró-Síndico

A dúvida sobre que documentos e papéis devem ser guardados - e quais podem ser descartados -, muito comum em casas e apartamentos, existe também em administradoras e síndicos de condomínios. Por isso, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia prático para auxiliar na hora de arquivar a papelada.  

Além das vias originais, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.

Com relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, abaixo estão as informações sobre o período que cada documento deve ser conservado.

Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)

Pedido de demissão

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

 

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)

 

Acordo de compensação de horas

Apólices de seguro

Atestado Médico

Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.

Conta de água, luz, telefone.

Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais

Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais

DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores

Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo

Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio

Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores

Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios

Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água

Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos

Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio

Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário

Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).

Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)

Recibo de pagamento de salários

Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.

 

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais

Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros

Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais

CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)

DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)

Folha de pagamento

GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)

Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP

Imposto de renda na fonte

Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)

 

Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)

 

Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55)

RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)

 

Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado

Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.

Contrato de trabalho

Convenção do condomínio (original, alterações e atual)

Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros

Documentos relativos ao PCMSO e PPRA

Listas de qualificação e presença nas assembléias

Livro de inspeção do trabalho

Livro ou ficha de registro de empregados

Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos

Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado

Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual

Registro de empregados

Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)

Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio

Fonte: LicitaMais

O Síndico, de acordo com a legislação vigente, é o responsável pela contratação do seguro condominial, que é obrigatório e deve cobrir danos à estrutura do prédio contra o risco de incêndio ou destruição, total ou parcial, tanto em áreas comuns como privativas.

“O seguro contra incêndio é obrigatório por lei e previsto na Convenção de todos os condomínios residenciais e comerciais”, comenta Omar Anauate, diretor de condomínios da Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo).

Além do seguro obrigatório, as seguradoras incluem normalmente algumas coberturas adicionais, que já são praticamente incorporadas á apólice da grande maioria dos condomínios, como incêndio, raio, explosão, queda de aeronaves, danos elétricos, impacto de veículos, vendaval, granizo, quebra de vidros, responsabilidade civil do síndico e do condomínio, entre outras. Para a contratação do seguro obrigatório não há necessidade da autorização dos condôminos, mas já para qualquer cobertura adicional é preciso aprovação em assembleia.

Segundo Anauate, as coberturas de praxe são praticamente comuns a maioria dos condomínios, mas para aqueles que possuem atributos especiais é importante buscar coberturas de acordo com suas necessidades e especificidades. “Alguns condomínios que possuem serviços de manobrista ou segurança nas garagens, por exemplo, devem incluir responsabilidade civil pela guarda de veículos e responsabilidade civil de garagistas. Os condomínos também podem contratar seguros temporários em casos como o de obras de grande porte nas áreas comuns”, afirma.

Muitas seguradoras também já oferecem coberturas específicas, visando a rotina dos condomínios, como o seguro para danos causados por portões eletrônicos, que frequentemente causam transtornos.

É importante frisar também que os seguros cobrem apenas parte estruturais e aspectos originais do imóvel, não incluindo na cobertura o conteúdo das unidades.

Diante de tantas possibilidades o síndico pode ter dúvidas, por isso, é necessário cautela na escolha para garantir tranquilidade. “Apesar de o síndico ser o responsável pela contratação do seguro, ele pode ser auxiliado pela administradora na consulta a corretoras especializadas que possam dar a orientação adequada.”, completa Omar Anauate.

Fonte: Segs