A dúvida sobre que documentos e papéis devem ser guardados - e quais podem ser descartados -, muito comum em casas e apartamentos, existe também em administradoras e síndicos de condomínios. Por isso, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia prático para auxiliar na hora de arquivar a papelada.  

Além das vias originais, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.

Com relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, abaixo estão as informações sobre o período que cada documento deve ser conservado.

Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)

Pedido de demissão

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

 

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)

 

Acordo de compensação de horas

Apólices de seguro

Atestado Médico

Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.

Conta de água, luz, telefone.

Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais

Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais

DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores

Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo

Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio

Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores

Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios

Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água

Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos

Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio

Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário

Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).

Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)

Recibo de pagamento de salários

Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.

 

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais

Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros

Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais

CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)

DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)

Folha de pagamento

GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)

Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP

Imposto de renda na fonte

Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)

 

Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)

 

Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55)

RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)

 

Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado

Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.

Contrato de trabalho

Convenção do condomínio (original, alterações e atual)

Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros

Documentos relativos ao PCMSO e PPRA

Listas de qualificação e presença nas assembléias

Livro de inspeção do trabalho

Livro ou ficha de registro de empregados

Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos

Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado

Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual

Registro de empregados

Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)

Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio

Fonte: LicitaMais

Dizem que um raio não cai duas vezes no mesmo lugar. Mas perder o funcionamento de duas motobombas, com diferença de apenas um dia, devido à queima das bobinas, não tenha dúvida que acontece. Que o diga, o síndico do Condomínio São Matheus, bairro Independência, em Porto Alegre, Arão Tanielian. "O motivo foi um só: não tínhamos um relé de segurança de linha para desligar automaticamente os comandos existentes." Bastou esta experiência para que Tanielian sensibilizasse os demais condôminos sobre a necessidade de contratar uma empresa de manutenção permanente para este tipo de equipamento que assegura o abastecimento de água em um prédio. O pior é que as pessoas só se dão conta que está faltando água quando ela se torna imprescindível, como na hora de preparar as refeições, do banho, de lavar as roupas ou de fazer algum tipo de limpeza. O tema é de tanta importância que se prestou até para um artigo escrito pelo presidente do Secovi/RS, Moacyr Schukster, em edição anterior da Revista Espaço Imóvel. Intitulado `o encanto das bombas de recalque’, o texto, em um de seus trechos, esclarecia: "como qualquer zelador competente dirá, a falta do precioso líquido inviabiliza uma convivência feliz. Os reservatórios cheios correspondem à tranquilidade que todos querem." Mais adiante, dizia a mensagem, "é neste instante que a gente se lembra do coração que bate para que das torneiras jorrem: a bomba de recalque, máquina que empurra a água do reservatório inferior ao superior, de onde se ramificam todos os encanamentos." E para que esta descrição, quase poética, não se transforme num manifesto de protesto é preciso a observância de alguns cuidados e a obediência a certas determinações legais. De acordo com o que estabelece a NBR 5626, texto normativo da ABNT a respeito do tema, se a pressão da rede pública não atingir o reservatório superior, (e este é a caso da maioria dos condomínios) deverá ser previsto um reservatório inferior com sistema de moto bombeamento de modo a elevar a água até o superior. Lembrando que as questões referentes a instalações hidráulicas são regradas, também, por legislações municipais, o arquiteto Carlos Fattori, explica que "em Porto Alegre, o Código de Instalações do DMAE, proíbe a instalação de bomba de sucção diretamente no ramal de entrada, veda o emprego da mesma tubulação para recalque e para alimentação direta e define, dentre outras condições, que para cada tubulação de recalque deverá existir dois grupos de motobombas, sendo um deles para fins de reserva." 

 

Uso alternado assegura funcionamento

 

Para que o objetivo desta última exigência se torne ainda mais eficaz, o ideal é que seja estabelecida uma alternância quanto ao uso das bombas. Como se sabe, máquinas e equipamentos não devem ficar muito tempo desativadas, pois a falta de uso pode emperrar alguns mecanismos, devido ao acúmulo de poeira, ferrugem, etc. Além disto, o uso de uma das bombas, num determinado período, e da outra, em diferente espaço de tempo, comprova que as duas estão em condições de uso. Logo, se uma delas "pifar’ não haverá o risco de perceber-se, só na hora do acionamento, que a reserva também não está funcionando. 

 

Manutenção é fundamental não apenas para garantir o abastecimento, mas também para aumentar o tempo de vida útil das bombas d’água

 

Especialistas ensinam que as bombas de recalque devem ser revisadas regularmente com o acompanhamento da verificação da fiação, rolamentos, limpeza e lubrificação. Segundo José Fausto Nunes Lago Filho, sócio Gerente da Empresa Belmonte Santafé Motobombas, estes equipamentos não possuem um tempo de vida padronizado, mas os gastos com manutenção são extremamente compensatórios em relação aos custos para eventuais substituições. Lago Filho orienta aos síndicos que, em se tratando de motobombas, eles fiquem atentos a ruídos excessivos, vazamentos e problemas na rede de alimentação. Lembra, ainda, que podem ser colocados, no sistema, dispositivos de alarme que indicam possíveis falhas de funcionamento e que, nestes casos, a solicitação de uma manutenção corretiva deve ser imediata. Alerta, por fim, que nunca deve ser permitido que o sistema opere sem água. 

 

Acompanhamento permanente pode evitar surpresas desagradáveis

 

Além da precaução com a manutenção preventiva, atenção a detalhes que possam indicar a existência de problemas e aplicação de técnicas como a alternância de usos das bombas, síndicos mais experientes usam, também, algumas estratégias adicionais. Uma delas é verificar rotineiramente se os reservatórios estão sendo reabastecidos de forma desejada. Outra medida interessante é o uso de planilhas para o acompanhamento diário de consumo de água. No documento é feita a anotação dos números mostrados pelos medidores a cada 24 horas. Além de monitorar o comportamento do sistema hidráulico do prédio, a comparação entre a média diária e a variação em relação ao dia anterior permite a constatação de eventuais excessos de consumo. O acompanhamento alerta, então, para a necessidade de localizar a origem do vazamento e de buscar soluções para estanca-lo.

 

 

Fonte: Revista Espaço Imóvel