A dúvida sobre que documentos e papéis devem ser guardados - e quais podem ser descartados -, muito comum em casas e apartamentos, existe também em administradoras e síndicos de condomínios. Por isso, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia prático para auxiliar na hora de arquivar a papelada.  

Além das vias originais, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.

Com relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, abaixo estão as informações sobre o período que cada documento deve ser conservado.

Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)

Pedido de demissão

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

 

CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)

 

Acordo de compensação de horas

Apólices de seguro

Atestado Médico

Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.

Conta de água, luz, telefone.

Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiais

Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiais

DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedores

Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogo

Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndio

Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadores

Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raios

Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´água

Documentos relativos aos serviços de manutenção diversos

Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo Condomínio

Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diário

Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).

Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)

Recibo de pagamento de salários

Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.

 

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuais

Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceiros

Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminais

CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)

DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)

Folha de pagamento

GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)

Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP

Imposto de renda na fonte

Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)

 

Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)

 

Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55)

RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)

 

Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizado

Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.

Contrato de trabalho

Convenção do condomínio (original, alterações e atual)

Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros

Documentos relativos ao PCMSO e PPRA

Listas de qualificação e presença nas assembléias

Livro de inspeção do trabalho

Livro ou ficha de registro de empregados

Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentos

Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)

RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos. 2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminado

Recolhimento Previdenciário do Contribuinte Individual

Registro de empregados

Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)

Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio

Fonte: LicitaMais

O vice-presidente do Secovi (Sindicato da Habitação) do Rio de Janeiro, Ronaldo Coelho Netto, tem uma certeza na vida. “Eu te garanto que todo condomínio tem onde economizar. Aí, depende da iniciativa do síndico e da participação de todos os condôminos”, afirmou em entrevista ao G1. No Rio de Janeiro, a taxa de inadimplência (Inadimplência prejudica condomínios) subiu de 9% para 10% em 2011, reduzindo a possibilidade de investimento dos residenciais.

 

O síndico Saul Cusnir encontrou diversas alternativas para reduzir a conta de água (Disputa por economia de água mobiliza 15 condomínios), de energia elétrica (Padronização de plugues e tomadas trará economia e segurança para o consumidor) e os encargos trabalhistas. A instalação de sensores de movimento na garagem foi uma delas, assim como a troca de descargas para mecanismos com duplo acionamento, que libera menos água (Mudança no sistema de água gera até 40% de economia). Também foram instalados redutores de vazão nas torneiras e nos chuveiros, que reduziram o volume de 30 litros para 12 litros.

 

O especialista do Secovi elencou uma série de ações que podem ser adotadas para gerar economia em um condomínio: “Pode ser por um vazamento, um descontrole, uma torneira aberta. Então, um acompanhamento diário é uma medida simples, sem custo e que trás retorno imediato ao prédio. Instala sensor de presença em cada um dos andares. Nas garagens, que muitas vezes têm movimento pequeno. Corredores internos. Instalar vai trazer uma redução para o condomínio no mês seguinte. Pode haver uma redução na quantidade de funcionários no condomínio, otimizando o trabalho, realizando uma escala de responsabilidade, de atribuições, para o porteiro, para o faxineiro, até para o vigia noturno. Quando for realizar qualquer tipo de compra para o seu condomínio, seja de material, seja de uniforme, ou até fazer uma obra de um vulto maior, consulte mais de duas empresas. Peça orçamentos, compare os produtos e a execução do serviço que vai ser realizado”, afirmou o vice-presidente ao G1.

 

Fonte: Condoworks, com informações do G1

Publicada hoje no Diário Oficial da União, a Lei 12.607/12 determina que os abrigos e garagens para veículos não podem mais ser alienados ou alugados a terceiros, a não ser com autorização da convenção do prédio. As regras passam a valer em 45 dias a partir da publicação.

 

"Não se pode pôr em risco a segurança somente para vender uma garagem valorizada", justificou Hubert Gebara, vice-presidente de administração imobiliária e condomínios do Secovi-SP (Sindicato da Habitação) à Folha. Para alugar uma vaga a pessoas estranhas ao condomínio, só com a aprovação condominial.

 

A nova lei altera um parágrafo do Código Civil. Já as regras relativas às vagas de uso independente permanecem as mesmas. "As partes suscetíveis de utilização independente, tais como apartamentos, escritórios, salas, lojas, sobrelojas ou abrigos para veículos, com as respectivas frações ideais no solo e nas outras partes comuns, sujeitam-se a propriedade exclusiva, podendo ser alienadas e gravadas livremente por seus proprietários".

 

Fonte: (LicitaMais, com informações do R7 e Folha)